5 Manfaat Menggunakan Sistem Absensi Berbasis Online untuk Perusahaan

Berkembangnya dunia digital tentu berimbas pula pada sistem absensi. Jika biasanya para karyawan melakukan absensi secara manual dengan melakukan fingerprint atau menggunakan kertas. Tapi ya berkembangnya zaman tentu membawa perubahan juga pada sistem absensi yang digunakan oleh perusahaan.

Berkembangnya dunia digital di industri 4.0 ini pun membuat sistem absensi turut berinovasi dengan menghadirkan aplikasi online yang bisa diakses masing-masing karyawan melalui telepon selular. Tapi tak jarang juga perusahaan yang masih bertahan dengan sistem absensi manual, karena masih kurangnya edukasi mengenai sistem absensi berbasis aplikasi online tersebut. Sebetulnya apa saja yang menjadi keuntungan sistem absensi jenis ini? Mari kita simak!

Keuntungan menggunakan sistem absensi berbasis aplikasi online

1. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat

Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.

2. Lebih efisien dan hemat waktu

Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.

Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon selular, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.

Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absensi sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya. Salah satu sistem absensi yang sudah memiliki fitur geo tagging atau GPS adalah Talenta dari Mekari. Bisa dibilang Smart Presence hadir tentu untuk memudahkan tugas dan kewajiban tim HR.

Sebelum berpindah ke poin selanjutnya, baca juga mengenai pentingnya abensi mobile yang dilengkapi dengan fitur GPS, di sini.

3. Efisiensi dari segi biaya

Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.

Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon selular yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.

4. Rekapitulasi yang lebih mudah

Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.

Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?

Lalu bagaimana cara meningkatkan akurasi pencatatan posisi ketika rekam absensi? Cari tahu di sini ya!

5. Membuat karyawan lebih produktif

Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.

Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon selularnya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.

3 Fitur yang Wajib Ada Pada Sistem Absensi Online

Ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengetahui kedisiplinan karyawan pada perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan melihat kehadiran atau absensi selama ia bekerja. Dengan melihat absensi kehadiran karyawan, perusahaan dapat melihat apakah karyawan bersemangat dan disiplin dalam bekerja atau tidak. Saat ini, sangat banyak metode absensi yang bisa digunakan oleh perusahaan. Mulai dari absensi dengan cara manual, absensi yang menggunakan mesin ceklok, hingga absensi yang menggunakan sidik jari atau fingerprint.

Masing-masing metode absensi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Contohnya saja penggunaan absensi manual yang memiliki kelemahan yaitu sangat mudah untuk dimanipulasi dan mengakibatkan data absensi karyawan menjadi tidak akurat. Tak hanya itu, data absensi juga tidak bisa didapatkan secara langsung atau real-time.

Maka dari itu, penggunaan sistem absensi online jauh lebih membantu perusahaan dalam hal yang berkaitan dengan absensi karyawan jika dibandingkan dengan absensi manual. Terutama dalam segi biaya yang dibutuhkan tergolong sedikit, bahkan tidak memerlukan biaya perawatan. Lalu fitur apa saja yang wajib ada pada sistem absensi online yang baik? Berikut penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Fitur yang Wajib Ada Pada Aplikasi Absensi Online

Penggunaan aplikasi absensi online memungkinkan setiap karyawannya mencatat jadwal kerjanya melalui aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan. Karyawan yang memiliki mobilitas yang tinggi juga dapat dipantau lewat laporan yang real-time. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada pada sistem absensi online:

1. Dapat diakses melalui smartphone

Penggunaan smartphone kini tidak lagi sekedar bagian dari gaya hidup modern, tetapi juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan. Contohnya saja perihal penggunaan smartphone sebagai pendukung komunikasi perusahaan seperti keberadaan grup chat kantor yang digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri.

Para penyedia layanan HRIS seharusnya dapat memberikan akses khusus bagi masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi yang dapat digunakan di smartphone juga sangat penting. Dengan begitu, karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel. Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi tanpa perlu mengantri di depan mesin absensi tiap harinya.

2. Kemampuan melacak lokasi absen

Pada saat ini ada beberapa perusahaan yang tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir ke kantor pada hari kerja. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa kondisi yang membuat setiap karyawan harus tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung. Misalnya saja, ada karyawan tertentu yang diminta untuk mewakili perusahaan untuk menghadiri acara di luar kantor ataupun melakukan perjalanan bisnis ke luar kota.

Walaupun secara fisik karyawan tersebut tidak hadir ke kantor, kondisi-kondisi tersebut yang dapat membuat karyawan tetap dihitung masuk kerja. Maka dari itu, sebuah sistem absensi online sangat penting dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan tetap bisa melakukan absensi di lokasi yang sudah ditentukan berkat adanya kemampuan melacak lokasi absensi pada aplikasi absen.

3. Kemampuan untuk validasi data absensi

Selain kemampuan melacak lokasi absen yang memungkinkan perusahaan mengetahui dimana lokasi karyawan absen, sistem absensi secara online juga harus memiliki fitur untuk memvalidasi data absensi yang dilakukan. Salah satu caranya adalah dengan melakukan validasi foto diri saat melakukan absensi. Lokasi serta waktu pengambilan foto tersebut dapat diketahui secara otomatis sehingga kemungkinan manipulasi kehadiran karyawan dapat diminimalisir. Data absensi juga dapat langsung ditampung dalam database dan akan terintegrasi dengan data-data personal karyawan lainnya.

Itu tadi beberapa fitur yang wajib ada dalam sistem absensi online. Apabila Anda masih bingung memilih sistem absensi mana yang akan digunakan di perusahaan Anda. Anda bisa mencoba menggunakan Talenta dari Mekari. Dimana Talenta sudah mendukung fitur-fitur seperti yang dijelaskan di atas. Jadi tunggu apalagi segera gunakan Talenta sekarang juga dan dapatkan penawaran uji coba GRATIS!